Servicios
La Biblioteca “Jaime Macias” implementará sus servicios de acuerdo a las posibilidades de la institución y los recursos disponibles, teniendo en cuenta que los servicios que aquí se describen son esenciales en toda biblioteca de una institución de Educación Superior.
SERVICIOS ACTUALES:
a) REFERENCIA
Ayuda que se brinda en forma directa a un usuario para la búsqueda, localización y obtención de información. Las formas más comunes son:
- Pregunta – respuesta
- Orientación en el uso de los recursos (referencia direccional)
- Respuesta a necesidades de información de tipo factual (referencia rápida)
- Búsqueda especifica de literatura (referencias de un tema)
La calidad de este servicio mejorará en la medida en que la biblioteca establezca relaciones con otras semejantes y equipe su área física y técnica. Así mismo, tendrá que ir estableciendo parámetros para cada usuario como:
- Tiempo de búsqueda
- Fuentes a proporcionar.
- Costo del servicio, (en caso de búsqueda externa).
- Forma de entrega de la información.
- Costo del servicio, cuando sea necesaria su búsqueda externa.
Se llevará un registro de las preguntas más frecuentes no resueltas para llenar los vacíos de la colección.
b) CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
Suministro de materiales para la consulta en la sala o a domicilio. Para la prestación de este servicio se adoptará un reglamento en el que se regulen aspectos como:
- Usuarios.
- Horario del servicio.
- Forma de acreditar la condición de usuario.
- Duración de los préstamos por tipo de materiales.
- Número de documentos o materiales que puede tener en préstamo un mismo usuario.
- Sanciones.
- Aspectos relativos a la operatividad de los préstamos, es decir, como se registra, cuales tarjetas se llevan, archivo de las mismas, etc.
c) SERVICIO BIBLIOGRAFICO
Identificación y selección de registro de documentos sobre un tema determinado. Este se hace mediante el suministro de referencias relevantes, para lo cual el usuario solicitará a la biblioteca material propio o externo. La solicitud debe presentarse con una antelación reglamentada, de acuerdo al momento que el servicio así lo requiera y de acuerdo al incremento del mismo.
d) SERVICIO DE ALERTA
Envío regular de información reciente a grupos de usuarios, a fin de mantenerlos al tanto de los recursos de información disponibles por nuevas adquisiciones, consistirá en la exposición en cartelera de fotocopias de las portadas de los últimos libros adquiridos.
e) SERVICIO DE PUBLICACIONES SERIADAS
Servicio de información cuya organización y funcionamiento conlleva un proceso técnico similar al de la organización de los libros en cuanto a:
- Selección y adquisición, mediante suscripción, compra o donativos
- Almacenamiento
- Tratamiento de las publicaciones mediante el análisis de contenidos y registro de la información en ficheros (kardex, de materia, catalográfico) y automatización.
- Préstamo, de acuerdo al reglamento de circulación y préstamo.
SERVICIOS PENDIENTES DE ESTABLECER
a) SERVICIO DE PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Circulación de materiales en forma temporal y rápida entre las diferentes unidades. Este se logra mediante firma de convenios institucionales los cuales deben contemplar las cláusulas pertinentes que garanticen la seguridad de los mismos. Para implementar este servicio se requiere:
- Establecer convenio con cada una de las unidades de información participantes.
- Elaborar el reglamento de préstamo interbibliotecario contemplando aspectos como:
- Formatos a utilizar: Cartas, formularios, etc.
- Usuarios
- Responsabilidad por el documento prestado
- Tipo de documentos a prestarse
- Duración y renovación del préstamo
- Sanciones por incumplimiento de términos
- Costos de correo
- Autorización para retiro del documento
- Llevar estadísticas, entre otros.
b) ACCESO A BASES DE DATOS
Las bases de datos registran en forma computarizada, grandes cantidades de información bibliográfica especializada, que hace referencia a artículos de revistas, periódicos, informes técnicos, patentes, normas, seminarios etc., a través de las cuales es factible ofrecer a los usuarios reportes bibliográficos y resúmenes de documentos en cualquier área del conocimiento y por supuesto, tanto del ámbito nacional como internacional y con la especificidad y exactitud deseadas. Este servicio se presta en forma rápida y oportuna mediante la utilización del computador con características técnicas especiales, que permita la conexión y acceso para la búsqueda. Esta tarea corresponde al bibliotecólogo y puede efectuarse en presencia del usuario, se denominada búsqueda en línea directa On Line. Si la información requiere de una bibliografía más especializada y se refiere a un determinado tema, se puede solicitar su impresión y los listados, documentos que llegan por correo en periodo breve de tiempo. Se denomina: búsqueda fuera de línea Off Line.
Si es una información de suma urgencia puede recurrirse al correo electrónico.
c) SERVICIO DE CONMUTACION BIBLIOGRAFICA O INTERCAMBIO DE FOTOCOPIAS
Obtención de fotocopias de artículos de revistas existentes en otras unidades de información en el ámbito nacional e internacional; considerando: Costo del servicio, el cual debe ser asumido por el usuario, tipos de documentos a reproducir, tiempo suficiente para la solicitud y recepción, uso del material fotocopiado el cual es exclusivo para investigación.
FUNCIONES ESENCIALES PARA DISPONER UN BUEN SERVICIO
DESARROLLO DE LA COLECCIÓN
POLITICA
Incluir en la colección, materiales que reflejen tanto la diversidad de soportes de la información y actualidad, como los niveles de prestación de servicios.
OBJETIVO
Coleccionar el material suficiente para satisfacción de las necesidades de información que generan la formación académica en cada una de las áreas específicas que orienta la institución, sin olvidar ni dejar de lado el acompañamiento en áreas como la literatura y/o cultura general.
- Selección y Adquisición
Se hará de acuerdo a necesidades concretas y a ofertas de editoriales previo estudio de catálogos realizado entre: la bibliotecóloga, decanos y profesores,
SELECCIÓN DE MATERIAL
Hace referencia a los criterios de selección del material, para lo cual el bibliotecólogo, debe tener en cuenta:
- Los datos estadísticos en relación con los libros más solicitados y que no existan en la biblioteca.
- Especialidad de la biblioteca
- Programas de estudio de la institución
- Preferencias de los lectores.
La selección se hace con base en:
- Reseñas
- Catálogos
- Listados de obras
- Ediciones
- Stock en librerías y editoriales
- Entrevistas con oferentes
- Ferias del Libro
- Concertación previa con los Decanos de cada Facultad
CRITERIOS DE SELECCIÓN
El buen desarrollo de la colección depende de la selección y adquisición del material bibliográfico, con base en la calidad de servicio que se debe ofrecer y teniendo en cuenta los planteamientos del ICFES, se definen los criterios de selección y adquisición, en favor de conformar un excelente acervo bibliográfico, que satisfaga las necesidades de información y formación de la comunidad universitaria del Colegio Mayor del Cauca
- PRIORIDADES Y LIMITACIONES PARA ADQUISICION
Ediciones Piratas y Fotocopias: En cumplimiento y defensa de la ley de derechos de Autor nacional e internacional, la biblioteca NO adquirirá ediciones piratas ni fotocopias de ninguna clase de material bibliográfico y se ceñirá a lo establecido por la ley de derechos de autor y a las normas que establezca la Dirección Nacional de Derechos de Autor
Cantidad de Ejemplares: De publicaciones seriadas se hace una suscripción por título de interés.
Libros, cd-romm, audiovisuales serán adquiridos según el interés y la demanda de los usuarios.
Para los textos guía de una asignatura que son utilizados por varios cursos o programas, se redefinirá con los decanos y la vicerrectoría académica el número de ejemplares a adquirir.
Fecha de Publicación. Se tendrá preferencia sobre las publicaciones de los últimos cinco años, y se tendrán en cuenta obras clásicas previo estudio y recomendaciones de especialistas, rectoría, vicerrectoría académica y decanos.
Idioma. Preferentemente el español, y obedeciendo a la necesidad, calidad e importancia de la obra, en inglés, francés o Italiano.
Se organizará el archivo de desiderata, para esperar nuevas ediciones de libros que se han agotado y que siguen siendo necesarios.
Sección de referencia. La biblioteca adquirirá obras de referencia generales y especializadas que ofrezcan información directa e inmediata en las áreas del conocimiento afines a los programas académicos del Colegio Mayor del Cauca y las que por su contenido sean soporte para la formación integral del profesional, tales como enciclopedias, diccionarios, atlas, anuarios; y secundarias como bibliografías, catálogos, índices de acuerdo al crecimiento de los programas y solicitudes o acuerdos con los decanos.
Colección general. Se conformará con toda clase de material que reúna los requisitos para su adquisición.
Bases de Datos. La biblioteca iniciará el desarrollo de la colección de medios digitales de acuerdo al aumento de su población estudiantil, necesidad académica presupuesto, contenido y aporte académico a los programas del Colegio Mayor del Cauca.
Las publicaciones oficiales, institucionales y de organismos internacionales solo se conservarán como parte de la colección aquellas que respondan a las áreas del conocimiento que forma parte de los programas académicos del colegio Mayor del Cauca.
Folletos, Cartillas, informes y plegables se conservaran solo los que corresponden a los programas académicos del Colegio Mayor del Cauca, siempre y cuando su contenido sea de interés informativo y cultural para la comunidad educativa.
Material de Archivo y manuscritos si son de interés histórico y cultural para la comunidad universitaria.
Revistas y periódicos. La biblioteca iniciará la organización de la hemeroteca, seleccionando revistas que contengan artículos originales, que cumplan con las normas internacionales de edición, de contenido actualizado, de difusión nacional e internacional, y tendrá preferencia sobre las que están incluidas en índices y resúmenes nacionales e internacionales.
Se adquirirán los principales periódicos del país, de circulación nacional y los de carácter regional, su conservación será semestral y anual de acuerdo a su temática y uso académico.
Establecimiento de relaciones comerciales directas con editores y/o editoriales, obteniendo previamente buen conocimiento de la empresa, en cuanto a manejo de costos, reconocimiento, calidad del material que ofrece, porcentajes de descuentos, distancias para portes de correos y embalajes, de tal manera que si al comparar costos es igual o mas bajo que en una librería local se tendrá preferencia por esta ultima, teniendo en cuenta su prestigio
CRITERIOS
- Toda compra de material bibliográfico se realiza de común acuerdo entre Decanos, Docentes y Bibliotecóloga.
- La colección debe desarrollarse con base en la política de adquisición consignada en el perfil de la Biblioteca y el presupuesto disponible, tendiendo constantemente a ofrecer calidad de información obedeciendo a criterios cualitativos y cuantitativos. (demanda, oferta, evaluación, valor académico, costos, libertad intelectual, presentación de la información, soporte.
- La biblioteca encaminara su organización tratando de ceñirse las normas mínimas para bibliotecas de educación superior en Colombia publicadas por el ICFES en 1987.
- Se tendrá en cuenta la demanda de acuerdo a estadísticas de solicitud de usuarios, análisis de áreas nuevas, desactualizaciones, solicitudes desiderata.
- La colección se dispondrá para nuestra comunidad académica de acuerdo a los programas que se ofrecen en la Institución.
- Mediante la colección se fomentará la lectura y el interés por temas diferentes a los netamente académicos pero que influyen en la formación del profesional, incluyendo temas de literatura, cultura general, psicología, cuentos infantiles.
- Los libros deberán reunir requisitos como: Títulos claros y concretos, temática amplia y desarrollada, contenido intelectual al alcance del nivel profesional que se esta formando y actualidad, formación del autor, experiencia, títulos publicados, dominio del tema.
- Presentación física del material es de gran importancia respecto a la forma de presentación o publicación, organización de la obra, encuadernación, ilustraciones, formato, tipo de letra.
- Se evaluará si su calidad intelectual y física justifican el costo
- Para la adquisición de publicaciones seriadas debe tenerse en cuenta su periodicidad, duración, difusión, indización, idioma, contenido, costos, opinión de los usuarios, uso; si no cumple con estos requisitos debe ser cancelada la suscripción.
- En materiales diferentes a libros debe considerarse el contenido, aspectos técnicos, formato, disponibilidad de equipos.
SELECCIÓN
- La Bibliotecóloga contacta editoriales y consigue catálogos
- Los decanos por su parte también conseguirán catálogos
- Los docentes, decanos y bibliotecóloga estudian los catálogos
- Se solicitan cotizaciones y ofertas para cotejar y decidir sobre la mejor
- Se revisan solicitudes de los docentes
- Se comparan solicitudes con existencias y uso
- La bibliotecóloga también hace solicitudes de obras acuerdo a la consulta y necesidades de formación y de información.
- Los decanos y Bibliotecóloga dan visto bueno a las solicitudes y la bibliotecóloga se encarga del contacto con las editoriales o librerías.
ADQUISICION
Compra: Una vez analizada la necesidad institucional en relación con el material requerido, es responsabilidad del Bibliotecólogo la ubicación de este y proceder a solicitar las cotizaciones pertinentes a las librerías o editoriales. Una vez recibidas, se asume el procedimiento establecido en el Colegio Mayor del Cauca para realizar las compras, ejecutado por el almacén.
Donación: Se debe cumplir con los requisitos exigidos por los donantes y las normas vigentes.
Canje
Se establecerá de acuerdo a la disponibilidad de la biblioteca para ofrecer material en canje, mediante convenios institucionales que permitan completar colecciones y difundir información institucional.
RECEPCION DEL MATERIAL
Se establecen dos tipos de procesos:
a. Proceso Manual
- Auxiliares sellan el material adquirido
- Bibliotecólogo ( Profesional Universitario) confronta con las facturas de entrega
- Asigna número de ingreso a la biblioteca y diligencia los datos de ingreso
b. Proceso Automatizado
- Bibliotecólogo (Profesional Universitario) ingresa los datos en el sistema. ( Siabuc)
- Auxiliares adhieren tejuelo con datos de ingreso y sellan.
PROCESOS TÉCNICOS
- CATALOGACION
Descripción física del libro mediante datos que se transcriben a la ficha, o base de datos. Procedimiento realizado por el bibliotecólogo, de acuerdo a normas establecidas en las “Normas de Catalogación Angloamericanas”, segunda edición.
Mediante un orden y puntuación preestablecido se transcriben datos como: Asiento principal, título y mención de responsabilidad, edición, lugar de publicación, distribución, etc., descripción física, serie, notas, ISBN o ISSN y trazado.
- CLASIFICACION
Consiste en la agrupación del material por contenido, mediante el sistema de Clasificación Decimal Dewey, el cual subdivide el conocimiento partiendo de lo general a lo específico, este número se suma a la clave de autor. En la biblioteca se utilizará la tabla simplificada, produciendo así la signatura topográfica. Para los trabajos de grado se utiliza clasificación local.
- ALMACENAMIENTO.
Tarea que desarrollan los Auxiliares. Consistente en la disposición del material en la estantería, debiendo previamente; elaborar y colocar a cada libro las fichas de préstamo y vencimiento y adherir en el lomo el tejuelo con la respectiva signatura topográfica, así como corroborar, el sellado y datos de ingreso.
